会計の区分
運営基準を満たす会計処理方法
「指定居宅サービス等の事業の人員、設備及び運営に関する基準」第38条では、「会計の区分」について次のように規定しています。
（会計の区分） 第三十八条 指定訪問介護事業者は、指定訪問介護事業所ごとに経理を区分するとともに、指定訪問介護の事業の会計とその他の事業の会計を区分しなければならない。
なお、指定訪問介護事業者以外の指定介護事業者についても第38条が準用されています。
例えば、１つの会社で不動産業、訪問介護、居宅介護支援、２ヶ所でデイサービスをしている場合、会計を５つに分けなければなりません。さらに、居宅サービスと介護予防サービスも区分が必要です。
保険者（所轄の役所）が行う実地指導の際に事前提出する自己点検シートにも、必ず「会計の区分」という確認項目があります。
もし「会計の区分」を行っていない場合は、実地指導に於いて運営基準違反として指導事項とされます。
運営基準を満たす会計処理方法は、次の4つの方法があります。
- 会計単位分割方式
- 本支店会計方式
- 部門補助科目方式
- 区分表方式
会計単位分割方式
施設又は事業拠点毎かつ介護サービス事業別に独立した仕訳帳及び総勘定元帳を有する。貸借対照表、損益計算書も事業拠点別に作成。
本支店会計方式
事業拠点毎かつ介護サービス事業別に会計処理。貸借対照表の資本の部は分離せず、拠点間取引は本支店勘定。
部門補助科目方式
勘定科目の補助コードでサービス事業毎に集計。貸借対照表は、サービス事業別にしないで収支損益のみ区分。
区分表方式
仕訳時に区分せず、損益計算書から科目毎に按分基準で配賦。配分表を作成して、事業別の結果表を作成する。科目によっては、部門補助科目方式を併用する。
按分基準
個別経費と共通経費
経費には、個別経費と共通経費があります。個別経費は、例えば訪問介護しかしないヘルパーさんの給料など１つの居宅サービスに直接関係する経費です。
これに対して、共通経費は社長の給料や総務・経理部門の人件費など１つの居宅サービスに直接関係づけられない経費です。
この共通経費は、最終的に各部門に振り分けなければなりません。
その振り分けるときに使う基準が按分基準です。
按分基準の例示
以下で代表的な按分基準を例示しました。
按分基準のうち、延利用者数割合が多くの科目で出てきます。
- 給与費
勤務時間割合・職種別人員配置割合・届出人員割合・延利用者数割合 等 - 材料費
各事業所消費金額・延利用者数割合・事業別収入割合 - 厚生費
給与費割合・延利用者数割合 - 旅費、通信費、交際費、諸会費、雑費、渉外費
延利用者数割合・職種別人員配置割合・給与費割合 - 消耗品費、被服費、教養娯楽費、日用品費、広報費
各事業所消費金額・延利用者数割合 - 車両費
使用高割合・送迎利用者数割合・延利用者数割合 - 会議費
会議内容により事業個別費で区分・延利用者数割合 - 光熱水費
メーター等による測定割合・建物床面積割合 - 修繕費
建物は修繕部分で区分。建物以外は事業個別費として区分・建物床面積割合 - 賃借料、地代家賃等
賃貸物件特にリース物件については物件の使用割合・建物床面積割合 - 減価償却費
建物は、床面積割合・延利用者数割合。その他は、使用高割合・延利用者数割合 - 徴収不能額
各事業の個別発生金額・各事業別収入割合 - 引当金繰入額
退職給与、賞与は、給与費割合・延利用者数割合。徴収不能引当金は、事業毎の債権金額に引当率を乗じた金額・延利用者数割合 - 支払利息
借入目的別の借入金に対する期末残高割合で区分。困難な場合、土地建物は、建物延面積割合。それ以外は、延利用者数割合
会計処理方法と按分基準の選択のポイント
上記の会計処理方法と按分基準のうち、どれを選択するかについては任意ですが、一度選択したら原則として継続して適用する必要があります。
会計処理方法の選択のポイント
次の順番で会計処理は、簡単になります。
会計単位分割方式 → 本支店会計方式 → 部門補助科目方式 → 区分表方式
一番厳密で難しい方法は会計単位分割方式で、一番簡単な方法は区分表方式です。
小規模の介護事業者が採用する方法としては、部門補助科目方式と区分表方式のいずれか、又は両方式を併用する方法が良いでしょう。
また、大規模な介護事業者で拠点（一体として運営される施設、事業所及び事務所）が複数あり、拠点ごとに予算編成や前年度比較をしているところは、拠点を１つの会計単位とする会計単位分割方式や本支店会計方式が良いでしょう。
按分基準の選択のポイント
按分基準は色々ありますが、按分基準の中で一番多いのが延利用者数割合です。そこで、延利用者数割合を按分基準として採用することをお勧めします。
なお、延利用者数割合は、様式第二「居宅サービス介護給付費明細書」の「③サービス実日数」を集計して計算します。
具体的事例
具体的事例として
- 区分表方式でかつ決算期に１年分を一括して処理する方法と
- 部門補助科目方式でかつ毎月損益を按分する方法
をご紹介します。
区分表方式でかつ決算期に１年分を一括して処理する方法
大阪府は、営利法人が運営する介護サービス事業所に対する監査において、自己点検シート作成にあたっての留意事項を次の通りＱ＆Ａで公表しています。
Ｑ１３ 会計はどのように区分したらよいのですか？ Ａ１３ 決算書を区分するということではなく、事業所と他の事業との会計について事務的経費を含めて按分等することにより明確にすることです。なお、年間の収支状況がわかればよいので、決算期に１年分を一括して処理していただいて結構です。月ごとに経費の按分等により別途帳簿を作成する必要もありません。 なお、居宅サービスと介護予防サービスも区分が必要です。
会計処理方法としては、部門補助科目方式と区分表方式のいずれかで良いこと、また決算期に１年分を一括して処理して良いことが書かれています。
ここで、「区分表方式でかつ決算期に１年分を一括して処理する方法」を具体的にご紹介します。
なお、金額は架空の数字です。
部門補助科目方式でかつ毎月損益を按分する方法
この方法をお勧めする理由
上記の「区分表方式でかつ決算期に１年分を一括して処理する方法」は一番簡便な方法ですが、部門ごと（介護サービスごと）の損益が分かるのは１年の決算が終わってからです。
これでは運営基準を満たしたとしても、１年後に部門別の損益が分かってからではもう手遅れです。
赤字の部門があれば、早めにその原因を調べ対策をとることによって赤字を減らさなければなりません。そのためには、決算が終わってからでは遅いのです。
野球に例えるならば、９回が終わって試合に負けていることが分かってから考えても試合に勝てないのと同じです。
そこで、私がお勧めする方法は「部門補助科目方式でかつ毎月損益を按分する方法」です。
具体的な方法
この方法は、会計ソフトを使ってパソコンに仕訳入力するとき、部門補助番号を入力するだけで済みます。簡単です。
私の事務所で使用しているエプソンの会計ソフト（財務応援）を使って、「部門補助科目方式でかつ毎月損益を按分する方法」をご紹介します。他の会計ソフトでも出来ると思います。
- まず、部門補助番号と部門名を設定します。
例えば、部門補助番号 1 不動産業 部門補助番号 2 訪問介護 部門補助番号 3 居宅介護支援 部門補助番号 4 Ａ市のデイサービス 部門補助番号 5 Ｂ市のデイサービス 部門補助番号 6 共通
- 続いて、部門補助番号6「共通」に集計された共通費を部門補助番号1～5に勘定科目ごとに按分するため、按分基準を決定し按分比率を設定します。
例えば、勘定科目「旅費交通費」であれば部門補助番号1の不動産業 20％ 部門補助番号2の訪問介護 40％ 部門補助番号3の居宅介護支援 10％ 部門補助番号4のＡ市のデイサービス 15％ 部門補助番号5のＢ市のデイサービス 15％
というように合計100％になるように設定します。
後は、仕訳入力するときに間違わないように部門補助番号を入力するだけです。仕訳入力が終わると、ボタン1つで次のような帳票が出力できます。
部門別総括表（共通費配賦後）
a:81560 t:4 y:22
